Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:
- personas
- datos
- actividades o técnicas de trabajo
- Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.
Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayor parte de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.
*CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA INFORMATIVO
El ciclo de vida de un sistema de información es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo especifico de actividades del analista y del usuario.
Según James Senn, existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el método clásico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el método de desarrollo por análisis estructurado y el método de construcción de prototipos de sistemas. Cada una de estas estrategias tienen un uso amplio en cada una de los diversos tipos de empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada.
El método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de 6 fases:
*ANALISIS
La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones: sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona.
Determinación de los requerimientos del sistema: El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:
¿Qué es lo que hace?
¿Cómo se hace?
¿Con que frecuencia se presenta?
¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?
¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
¿Existe algún problema? ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa que lo origina?
*DISEÑO
El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico
.
*DESARROLLO Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.
Por lo general, los programadores que trabajan en las grandes organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales.
*PRUEVA ALFA Y BETA
Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.
Se alimentan como entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados.
Pruebas de aceptación: desarrolladas por el cliente.
Pruebas alfa realizadas por el usuario con el desarrollador como observador en un entorno controlado (simulación de un entorno de producción).
Pruebas beta: realizadas por el usuario en su entorno de trabajo y sin observadores.
*IMPLANTACION La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses.
Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:
*Evaluación operacional: Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.
*Impacto organizacional: Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información externo e interno.
*Opinión de loa administradores: evaluación de las actividades de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.
*Desempeño del desarrollo: La evaluación de proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo.
*DIFERANCIA ENTRE LOS SISTEMAS MANUALES Y AUTOMATIZADOS
Bueno un sistema manual como su nombre dice directamante es un sistema informatico que se realiza manualmente. Todos los procesos, actividades, reportes, etc. son manuales.
La automatización es un sistema donde se trasfieren tareas de producción, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos.
Un sistema automatizado consta de dos partes principales:
Parte de Mando, Parte Operativa.
Un ej. En una tienen pequeña de abarrotes hacen la lista de pedido o faltantes en una libreta o en un formtato que tengan para hacer este, el inventario tmabien en algun formato o una listita, etc.
Y en un super mercado, ya lo llevan automatizado ... es decir ya realizan todas o la mayoria de sus actividades en una computadora o en aparatos que les permita realizar las actividades mas rapido(escaner,lectores,pantallas toschscreen,etc)
Esto se puede emplear a diferentes ramos
*IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES
Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que facilitarán la administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas, incluso las Pymes, requieren de la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales.
Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la información relevante.
La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad.
Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna.
Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información precisos.
Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de compañías en los últimos años, ya que hace un par de décadas atrás la información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos productivos y las tomas de decisiones.
Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía mundial y la globalización, los datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial.
De esta manera, con los años se han ido incorporando los avances de la tecnología informática para brindar las herramientas necesarias en la creación de sistemas de información confiables y eficaces.
No obstante, en la actualidad aún existen empresas que observan con recelo la posible implementación de sistemas de información en sus procesos, debido a que implican un enorme cambio en las estructuras organizativas e institucionales de las compañías.
Es por ello, que muchas veces los sistemas de información pueden llegar a fallar, no por errores tecnológicos originados en el aspecto informático, sino por visiones culturales opuestas a la incorporación de este tipo de herramientas.
Cabe destacar, que los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de ventajas subyacentes, más allá del rédito que significa para la toma de decisiones y los procesos productivos.
Un sistema de información adecuado además ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía.
Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.
Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y comunicación adecuadas para el procesamiento y transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de información.
*CARACTERISTICAS DE LOS TIPOS DE INFORMACION
Es muy común que cuando mencionamos la palabra sistema lo único que sobrevuele nuestras mentes sean computadoras o artefactos electrónicos conectados entre sí, y aunque hay mucho de cierto en este concepto debemos mencionar que el concepto de la palabra sistema posee muchas aceptaciones.
Un sistema de información es uno de los tipos más utilizados en la actualidad, para comprender mejor su significado procederemos a definirlo; entendemos por sistema de información un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el objetivo de apoyar las actividades de un negocio específico.
Este tipo de sistema se maneja a través de una computadora la cual contiene un hardware para el primero pueda operar adecuadamente; éste programa realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de datos. En la primera actividad se toman los datos que se requieren procesar, las entradas pueden ser manuales u automáticas, las primeras son las que se otorgan directamente por el usuarios, mientras que las segundas son datos provenientes de otros módulos.
El almacenamiento de información es, sin lugar a dudas, la acción más importante que realiza, a través de esta propiedad el sistema recuerda los datos que han sido introducidos en la sección anterior; éstos suelen almacenarse en estructuras conocidas como archivos. El procesamiento está vinculado a la capacidad que tiene el sistema para efectuar cálculos de acuerdo a una secuencia de operaciones; esta es la característica que permite la transformación de datos fuente en información vital para luego tomar decisiones. Por último, encontramos la salida, aquí es donde se extrae la información procesada hacia el exterior, las unidades típicas más conocidas son los cds, impresoras, disekettes, cintas magnéticas, etc. Podemos decir que la evolución de los sistemas de información aparece con la primera computadora, la misma estaba justificada por el ahorro de mano de obra y los excesos de papeles que antes prevalecían.
Las primeras aplicaciones que se implanta son las contables ya que los ordenadores estaban destinados a las oficinas de contabilidad, en estos tiempos quienes los manejaban eran administradores sin una preparación formal en computación. La etapa de expansión se inicia con la instalación exitosa del primer sistema de información en la organización, las aplicaciones se expanden hacia inventarios, facturación, cheque, proveedores, etc. Por último tenemos la etapa de integración en donde la integración de los datos surge como resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa, aparecieron las tecnologías relacionadas con la base de datos que se complementó con una reducción de precios del hardware y el software
.
Actualmente y en un futuro no muy lejano, los sistemas de información cumplirán objetivos básicos dentro de las empresas o entes, entre ellos nombramos la automatización de procesos operativos, alcanzar ventajas competitivas y proporcionar información que sirva de apoyo en la toma de decisiones.
Aquí es donde encontramos las distintas tipologías; por ejemplo, los sistemas que logran la tan deseada automatización son conocidos como Sistemas Transaccionales y su función primordial es procesar transacciones tales como pólizas, cobros y pagos, entre otros. Los sistemas de información que se encargan de apoyar la toma de decisiones son conocidos como los Sistemas de soporte a la toma de decisiones; el tercer tipo es el sistema estratégico cuyo fin es lograr ventajas competitivas con respecto a las demás empresas. Para que cada uno de estos sistemas pudiera desarrollarse plenamente es indudable que los avances tecnológicos tuvieron mucho que ver, las nuevas tecnologías fueron las que apoyaron a los procesos de producción, control, acceso, recuperación y diseminación de información.
